Zásady spracovania osobných údajov

Pre zákazníkov, dodávateľov, marketing a návštevníkov webových stránok

V spoločnosti GIGA FACTORY s.r.o. so sídlom Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO: 06576737, zapísanej v obchodnom registri vedenom Mestským súdom v Prahe, oddiel C, vložka 284658 (ďalej aj „Spoločnosť“) venujeme ochrane osobných údajov veľkú pozornosť. V súlade s nariadením (EU) 2016/679, o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov (ďalej aj „nariadenie“ alebo „GDPR“) sme sa preto rozhodli vydať tieto Zásady spracovania osobných údajov (ďalej len „Zásady“).

Účel tohto dokumentu je predovšetkým poskytnúť informácie o tom, aké osobné údaje Spoločnosť ako správca spracováva o fyzických osobách pri podnikateľskej činnosti, akým spôsobom, na aké účely a ako dlho, komu a z akého dôvodu ich môže odovzdať, a rovnako informovať o tom, aké práva fyzickým osobám v súvislosti so spracovaním ich osobných údajov náležia.

Tieto Zásady sa týkajú spracovania osobných údajov:

  • našich zákazníkov a používateľov služieb,
  • našich dodávateľov a obchodných partnerov
  • zástupcov týchto zákazníkov (používateľov), dodávateľov a obchodných partnerov či ich kontaktných osôb,
  • záujemcov o naše služby,
  • osôb, ktorým zasielame obchodné sdelenia
  • návštevníkov našich webových stránok

Oznámenie pre osoby, ktoré reagujú na niektorý inzerát zverejnený na webových stránkach www.gigaprace.cz: osobné údaje, ktoré zadávate do formulára, naša spoločnosť nespracováva. Sú odosielané priamo autorovi inzerátu, ktorý je správcom osobných údajov z hľadiska GDPR. Naša spoločnosť tieto údaje nezhromažďuje ani s nimi nijako nenakladá. Vo veci ochrany osobných údajov sa obracajte priamo na autora inzerátu.

  • Správca osobných údajov

    Správcov osobných údajov je Spoločnosť (identifikačné údaje Spoločnosti viz vyššie).
    Kontaktné údaje, kam môžete smerovať svoje otázky a požiadavky ohľadom spracovania osobných údajov:
    poštová adresa: GIGA FACTORY s.r.o., Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1
    e-mail: [email protected]

  • Kategórie osobných údajov

    Osobným údajom je akákoľvek informácia, ktorá sa vzťahuje k fyzickej osobe, ktorú je Spoločnosť schopná identifikovať.
    V súvislosti s podnikaním Spoločnosť nakladá s nasledujúcimi typmi (kategóriami) osobných údajov 1:

    1. Identifikačné a kontaktné údaje pre zmluvné vzťahy

      Takéto údaje sú nevyhnutné pre uzatvorenie a plnenie zmluvy medzi Spoločnosťou a vami alebo jednaní o takejto zmluve. Ide najmä o váš akademický titul, meno a priezvisko, názov, obchodnú firmu, dátum narodenia, IČO, DIČ, adresu trvalého pobytu, adresu sídla alebo miesta podnikania, podpis apod. Ide aj o akademický titul, meno a priezvisko, funkciu a podpis vašich zástupcov či poverených osôb.

      Kontaktné údaje spracovávame preto, aby sme vás mohli v prípade potreby v súvislosti so zmluvou kontaktovať, ide najmä o telefónne číslo a e-mail váš a vašich zástupcov či poverených osôb.

    2. Údaje o službách

      Spracovávame údaje o tom, aké služby si u nás objednávate.

    3. Platobné údaje

      Spracovávame číslo vášho bankového účtu a údaje z vašej platobnej karty, aby sme mohli identifikovať vaše platby.

    4. Fakturačné údaje

      Spracovávame údaje, ako sú vaše meno a priezvisko, fakturačná adresa, údaje o zakúpenej službe a jej cene, nevyhnutné preto, aby sme vám mohli vystaviť vyúčtovanie za služby a mohli splniť povinnosť viesť účtovníctvo, ako nám ukladá zákon.

    5. Údaje z komunikácie medzi Spoločnosťou a zákazníkom

      Tieto údaje vznikajú pri komunikácii súvisiacej s poskytovaním služieb medzi Spoločnosťou a zákazníkom. Ide o zápisy osobnej komunikácie so zákazníkom, písomnú a elektronickú komunikáciu so zákazníkom a záznamy telefonických hovorov.

    6. Údaje získané pri registrácii na webových stránkach

      Ide o údaje, ktoré zadáte pri registrácii na našich webových stránkach, ako je akademický titul, meno a priezvisko, názov, obchodná firma, dátum narodenia, IČO, DIČ, adresa trvalého pobytu, adresa sídla alebo miesta podnikania.

    7. Cookies

      Pomocou cookies získavame informácie pri používaní webových stránok Spoločnosti. Ide záznamy o správaní na webových stránkach získané z cookies v prípade povolenia cookies vo webovom prehliadači. Tieto údaje sú spracované pre prevádzku webových stránok Spoločnosti, meranie návštevnosti stránok a internetovú reklamu.

    8. Databáza zákazníkov a dodávateľov

      Ak sme už s niekým nadviazali obchodný kontakt, uchovávame v našej databáze jeho identifikačné a kontaktné údaje, ako je akademický titul, meno a priezvisko, názov, obchodnú firmu, IČO, adresa trvalého pobytu, adresa sídla alebo miesta podnikania, telefónne číslo a e-mail. Tieto údaje využívame na komunikáciu, plnenie zmlúv, uzatváranie nových zmlúv, riešenie reklamácií a servis.

    9. Údaje pre marketingové účely

      Pre marketingové účely využívame databázu našich existujúcich zákazníkov, ako aj zoznam osôb, ktoré sa našimi zákazníkmi teprve môžu stať. V tomto zozname máme ich akademický titul, meno a priezvisko, názov, obchodnú firmu, IČO, adresu trvalého pobytu, adresu sídla alebo miesta podnikania, telefónne číslo a e-mail.

      Obchodné sdelenia rozosielame formou listovej korešpondencie, e-mailu, internetu, mobilných aplikácií a sociálnych sietí.

      Ak ide o zasielanie obchodných sdelení elektronickou poštou existujúcim zákazníkom Spoločnosti o rovnakých alebo podobných výrobkoch či službách Spoločnosti, ide o využitie osobných údajov, na ktoré nepotrebujeme váš súhlas.

      V ostatných prípadoch sú tieto údaje používané na základe vášho súhlasu so zasielaním obchodných sdelení.

    1 Niektoré osobné údaje spadajú do viacerých kategórií, takže sa môžu v prehľade aj viackrát opakovať.
  • Účel a právny základ pre spracovanie

    Vaše údaje spracovávame iba v rozsahu nevyhnutnom pre príslušný účel – napr. aby sme mohli poskytovať služby. Ide aj o prípady, keď uzatvárame novú zmluvu. Povinnosť spracovávať vaše údaje nám stanoví aj rada právnych predpisov, napr. zákon o účtovníctve, o DPH, o daniach z príjmu atď.

    Rozsah spracovávaných údajov závisí od účelu spracovania. Pre niektoré účely je možné spracovávať údaje priamo na základe zmluvy, oprávneného záujmu Spoločnosti alebo na základe zákona, pre iné iba na základe vášho súhlasu. K spracovaniu osobných údajov z dôvodu plnenia zmluvy, plnenia zákonných povinností a z dôvodu oprávnených záujmov Spoločnosti váš súhlas nepotrebujeme. Osobné údaje pre tieto činnosti sú spracované v rozsahu nutnom pre naplnenie týchto účelov a po dobu nutnú na ich dosiahnutie. Potom sú osobné údaje vymazané alebo anonymizované.

  • Doba spracovania a uloženia osobných údajov

    Vaše údaje používame a uchovávame iba po nevyhnutnú dobu, ktorú nám ukladajú právne predpisy, alebo ich potrebujeme na ochranu našich práv. Máme nastavené vnútorné pravidlá archivácie, ktoré zabezpečujú, že údaje neuchovávame dlhšie, než sme oprávnení.

    Obecne, základné údaje a údaje o produktoch a službách sme povinní uchovávať na základe zákonov, napr. o účtovníctve alebo daňových zákonov. Napr. faktúry sa uchovávajú 5 rokov od ich vystavenia. Z dôvodu nutnosti doložiť právny dôvod pre vystavenie faktúr sú po dobu 5 rokov od dňa ukončenia zmluvy archivované aj zmluvy.

    Po dobu 3 - 5 rokov uchovávame údaje z dôvodu našich oprávnených záujmov, najmä pre prípad, že by sme museli predkladať dôkazy v súdnom spore, a to s ohľadom na premlčacie lehoty podľa súčasného občianskeho zákonníka.

    Ak používame údaje na základe vášho súhlasu, robíme tak iba po dobu, po ktorú tento súhlas trvá, nemáme-li potom iný zákonný dôvod.

    Konkrétne doby spracovania jednotlivých kategórií osobných údajov pre jednotlivé účely obsahuje nižšie uvedená tabuľka.

    Kategória osobných údajov Účel Doba spracovania - uchovávanie
    1. Identifikačné a kontaktné údaje pre zmluvné vzťahy jednanie o uzavretí zmluvy 3 roky od konca jednania o zmluve
    1. Identifikačné a kontaktné údaje pre zmluvné vzťahy
    2. Údaje o službách
    3. Platobné údaje
    4. Fakturačné údaje     		plnenie uzavretej zmluvy – poskytovanie služieb, riešenie reklamácií, fakturácia 5 rokov od konca účtovného obdobia, ktorého sa dokument obsahujúci osobné údaje týka
    3. Platobné údaje identifikácia a preukázanie pôvodu platieb 5 rokov od konca účtovného obdobia, ktorého sa dokument obsahujúci osobné údaje týka
    4. Fakturačné údaje vystavenie účtovného či daňového dokladu, vedenie účtovníctva, platenie daní 5 rokov od konca účtovného obdobia, ktorého sa dokument obsahujúci osobné údaje týka
    9. Údaje pre marketingové účely zasielanie obchodných sdelení elektronickou poštou existujúcim zákazníkom Spoločnosti o službách Spoločnosti. 3 roky od posledného poskytnutia našej služby
    9. Údaje pre marketingové účely iný než vyššie uvedený marketing služieb

    telemarketing     		po dobu, po ktorú nám je súhlas platne udelený - štandardne 3 roky

    samotný súhlas a zmenu či odvolanie súhlasu uchovávame z titulu našich oprávnených záujmov po celú dobu platnosti súhlasu a 5 rokov potom, čo zanikol
    1. Identifikačné a kontaktné údaje pre zmluvné vzťahy
    2. Údaje o službách
    3. Platobné údaje
    4. Fakturačné údaje
    5. Údaje z komunikácie medzi Spoločnosťou a zákazníkom     		vymáhanie pohľadávok, obrana proti nárokom iných osôb 5 rokov od konca účtovného obdobia, ktorého sa dokument obsahujúci osobné údaje týka.

    Ak záruka alebo reklamačné konanie je dlhšie, uchováva Spoločnosť doklady a údaje po dobu, po ktorú táto lehota beží alebo toto konanie trvá.

    Ak sa doklad vzťahuje k nezaplatenej pohľadávke alebo nesplnenému záväzku, uchováva Spoločnosť doklady a údaje do konca prvého účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k zaplateniu pohľadávky alebo k splneniu záväzku.
    1. Údaje získané pri registrácii na webových stránkach používanie webových stránok Spoločnosti – registrácia umožňuje ľahšie používanie eshopu po dobu trvania registrácie
    7. Cookies – informácie získané pomocou cookies ukladaných tretími stranami (Google apod.) internetová reklama po dobu nastavenú vo vašom internetovom prehliadači
    8. databáza zákazníkov a dodávateľov komunikácia, plnenie zmlúv, uzatváranie nových zmlúv, riešenie reklamácií a servisu 10 rokov od konca plnenia zmluvy

    Ak záruka alebo reklamačné konanie je dlhšie, uchováva Spoločnosť údaje po dobu, po ktorú táto lehota beží alebo toto konanie trvá.
    2 Čísla kategórií osobných údajov uvedené v tomto stĺpci zodpovedajú číslam kategórií uvedeným v článku II. týchto Zásad.
  • Zdroje osobných údajov

    Spracovávame údaje, ktoré sme od vás obdržali, ďalej údaje z verejne dostupných zdrojov a register, napr. z živnostenského registra, aj údaje od tretích strán.

  • Príjemcovia osobných údajov

    Spoločnosť pri plnení svojich záväzkov a povinností zo zmlúv využíva odborné a špecializované služby tretích osôb. Ak títo dodávatelia spracovávajú osobné údaje predané od Spoločnosti, majú postavenie spracovateľov osobných údajov a spracovávajú osobné údaje iba na základe zmluvy a podľa pokynov od Spoločnosti a nesmú ich využiť inak.

    Ide o:

    • spoločnosti zaoberajúce sa správou a vymáhaním pohľadávok,
    • právnych zástupcov, notárov a exekútorov
    • auditorov
    • správcov IT systémov
    • dodávateľov internetovej reklamy (spoločnosť Google)
    • externé účtovné kancelárie
      apod.

    Každý takýto subjekt starostlivo vyberáme a s každým uzatvárame zmluvu o spracovaní osobných údajov, v ktorej má spracovateľ stanovené prísne povinnosti k ochrane a zabezpečeniu osobných údajov.

    Spracovatelia sú spoločnosti so sídlom ako na území Slovenskej republiky, tak so sídlom v členskom štáte Európskej únie.

    Neposielame vaše osobné údaje príjemcom či spracovateľom mimo územia Európskej únie.

    Spoločnosť v rámci plnenia svojich zákonných povinností posiela osobné údaje aj správnym orgánom a úradom stanoveným platnou legislatívou, pretože niektoré orgány verejnej správy a ďalšie organizácie sú oprávnené požadovať informácie o vás. Ide najmä o súdy, políciu SR a iné. Údaje poskytujeme výhradne len vtedy, ak oprávnenie požadovať tieto údaje umožňuje zákon.

  • Spôsob spracovania osobných údajov

    Spoločnosť spracováva osobné údaje ručne (v papierovej podobe) aj automatizovane prostredníctvom IT systémov.

  • Informácie o právach subjektov údajov v súvislosti so spracovaním

    Vaše údaje spracovávame transparentne, korektne a v súlade so zákonom. Máte za podmienok uvedených v nariadení právo požadovať od Správcu prístup k svojim osobným údajom, ich opravu alebo výmaz, prípadne obmedzenie spracovania, a vznesenie námietky proti spracovaniu, právo na prenositeľnosť týchto údajov k inému správcovi, ako aj právo podať sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov, ak Správca pri spracovaní osobných údajov postupuje v rozpore s Nariadením.

  • Povinný pre ochranu osobných údajov

    Spoločnosť neustanovila povinného pre ochranu osobných údajov. Vo veci ochrany osobných údajov sa na nás môžete obracať elektronicky či písomne na tieto adresy:

    poštová adresa: GIGA FACTORY s.r.o., Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1
    e-mail: [email protected]